ハーブ&ドロシー/アートの森の小さな巨人

全世界を感動で包んだ話題のドキュメンタリー
ストーリー

以下に、上映会を開催して頂く為に「いつ・何をするか」について解説させて頂いております。
あくまで目安&参考になりますが、初めての方でも開催して頂きやすいように詳細を説明させて頂いております。

上映会の準備期間は、最長で6ヶ月、平均的には2~3ヶ月ですが、開催日の約1ヶ月前から始め、勢いに乗って準備と告知をされる主催者様も多くいらっしゃいます。

あまり長く準備期間を設けるよりも、1~2ヶ月で集中して取り組む方がお客様が集まりやすいとも言われておりますのでご参考下さいませ。

また、すでに開催メンバーが決まっている場合は2~3ヶ月で十分ですし、1ヶ月前でも間に合うと思われます。

企画 上映予定日まで残り3ヶ月
内容 詳細
チーム結成 「上映会を開催しよう!」という想いのある有志を募り、チームを結成して下さい。理想的には約10〜20人いると良いですが、最低必要人数は約5人だと思います。この時に誰がリーダーなのか明確にしておいた方が良いでしょう。
テーマや目的の決定 チームの皆様で、なぜ上映会を開催するのか、来て頂いた方にどんな事を感じてほしいか&考えてほしいか、それによって自分たちがどう成長したいのか等上映会のテーマや目的を皆様で話し合って下さい。
ターゲット客の決定

ターゲット客を決める事は集客にとってとても重要です。

どんな人に観てもらいたいか、どんな人が興味を持ちそうか、という事を皆様で話し合って下さい。

上映企画の検討・決定 上映だけにするか、講演付きにするか、終了後にシェア会や懇親会をするか、特定の人のみの上映会にするか等の企画をご検討下さい。
講演会実施の検討&決定 上映終了後に、佐々木芽生監督もしくは他の方の講演orトークショーを開催するか等をご検討ください。講演付きの場合、予算が別途かかりますので、入場料を高く設定するか、動員数を増やすか十分ご検討下さい。
上映時間の決定 2日に分けて開催か、1日に2回開催するか、何時に開催するのか等を決定して下さい。
開催場所候補の選定 お住まいの近くで上映設備のある会場を確認して下さい。地方自治体で安く借りられる施設が多くございます。その際、会場の収容人数や空き日程もご確認下さい。
開催場所の下見 会場に、DVD上映もしくはブルーレイ上映が可能な設備があるか、前もってご確認下さい。
動員目標数の決定 開催場所に合わせて、動員目標数が概ね決定されます。理想は満席ですが、出来る限り8割は埋めるよう目標設定して下さい。それによりコストも決定されるかと思います。
上映メディアの決定 会場担当者様と相談して、上映メディア(DVDもしくはブルーレイ)を決定して下さい。
開催日程の仮決定と
会場の仮予約
2〜3の日程を候補に挙げておくと良いでしょう。同じ行政区内で2週間以内に他団体による上映会が開催される場合は、上映日程を変更して頂く場合がございます。
お申し込み お申込みページより自主上映会の予約を行って下さい。
予約受付確認 お申込みメールが弊社に届きましたら、日程や条件のご確認をさせて頂きます。
会場の本予約 『ハーブ&ドロシー』側から日程の最終確認後、会場に本予約をして頂きます。
入場料金の決定 無料or有料か。有料の場合、前売券1,000円、当日券1,200円もしくは前売券1,200円、当日券1,500円に設定される方が多いようです。講演会付きにした場合は、その分、入場料金をアップする場合が多いようです。
後援や協賛の募集 地域で後援や協賛して頂ける方や団体の方がいらっしゃるかご確認下さい。特に地方自治体では、助成金によって上映会を開催出来る場合がございますのでお調べ下さい。
予算(収入と支出)の算出 チケットや物販の売上等の収入と会場費、上映用DVDもしくはブルーレイ貸出費、宣伝費などの支出を予測し、特に支出の管理を行います。
チーム内での役割分担 会場とのやりとり担当や予約受付担当、スケジュール担当、予算担当などの役割を決めましょう。ただし、前売券販売や告知は全員で行って頂く必要がございます。また役割分担は、上映前と上映当日とで若干異なりますのでお気を付け下さいませ。
開催までのスケジュール作成 誰がいつまでに何をやるか、を明確にしておくと運営がスムーズです。
前売券販売方法の決定 インターネットや電話で予約を受け付けるか、手渡しで前売券販売を行うか等を決定して下さい。
前売券の作成 前売券の作成を行って下さい。日時や場所等の情報を追加すると良いでしょう。また印刷枚数は動員目標の1.3〜3倍を目安にして下さい。前売券は作成頂かなくても結構です。「お約束券」という位置づけでもよろしいかと思います。
協力者名簿の作成 前売券の販売や告知にご協力して頂けそうな方をリストアップします。
協力者への協力呼び掛け 前売券の販売や告知にご協力して頂けそうな方に協力を呼びかけます。
宣伝物の使用イメージの共有 どの宣伝物をどこに置くとどんな方がご覧になって、映画を観に来て頂けるか等、宣伝物→興味→調査→評判→入場券購入もしくは来場という流れをどう作るか、メンバーの皆様と話し合って下さい。
宣伝物の決定 宣伝物として、チラシやポスターをご用意しております。どの宣伝物をどのくらいの数使用するか決定して下さい。目安として、チラシは動員目標の10倍、ポスターは1/10が必要です。目標動員数が200でしたら、チラシは2,000枚、ポスターは20枚ご用意頂くのが目安になります。
宣伝物の発注 チラシやポスター等の宣伝物につきましては、お申込みの際に発注下さい。
宣伝物の作成 チラシやポスター等、宣伝物をオリジナルで作って頂く事も可能です。チラシデータ、映画のメイン&サブ画像データをお渡しする事が出来ます。現在のデザインを活かすと良いかもしれません。また、開催日時と場所は必ず追加する必要がございます。
試写会の日程決定 上映前に試写会をやるかどうか、いつどこで開催し、誰を呼ぶのか、決定して下さい。実際に観て感動して頂ければ様々なご協力も得て頂きやすくなりますので、上映会の約1〜2ヶ月前に20〜50名規模の開催を推奨しております(動員目標200名以上の主催者様に限り、試写会用DVDも無料レンタル致します)。
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告知・宣伝/その他準備 上映予定日まで残り2ヶ月
内容 詳細
ホームページの作成・公開 上映情報ページにて各上映会の概要をご紹介しておりますが、掲載スペースに限りがございますので、上映会日時や場所、住所、料金、申込方法等をご紹介頂けるサイト制作を推奨しております。ブログでも結構ですので、ご案内ページをお作り頂けると参加者からのお問い合わせも減り、結果的に時間の効率化にも繋がるようです。
前売券の販売活動 目標動員を達成出来るよう、メンバーの皆様と告知および前売券販売活動を開始して下さい。また各自で前売券の販売をするよりも、10枚1組の"前売券セット"を預ける運動の方が効果があるようです。
入場予約の受付・管理 メールや電話で受付し、エクセルで管理すると良いかもしれません。
告知・宣伝活動 どんな映画なのか、どのような魅力があるのか、いつどこで観れるのか等、上映会開催の意義を多くの方にご案内下さい。
宣伝物の配布 カフェや美術館、アートギャラリー、地域やアートのイベント、各種公共施設、知り合いのお店、映画館等に配布して下さい。
メディアに告知 取り扱って頂けるかは分かりませんが、地元の情報誌や新聞社等に情報を送ったり、取り上げて頂く等して告知してみると効果的です。
一番大切なのは【熱意】です!
販売物の決定・発注 パンフレットやTシャツを上映会開催時に販売頂く事が可能です。上映会の約2週間前にご発注下さい。
試写会の開催 上映会の1ヶ月前辺りで試写会を開催すると良いでしょう(動員目標200名以上の主催者様に限り、試写会用DVDも無料レンタル致します)。試写会後、前売券セットを出来るだけ多くの方にお渡し下さい。懇親会を開かれると、ご協力頂きやすくなるでしょう。
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直前準備 上映予定日まで残り2週間
内容 詳細
上映機材の確認 外から上映機材を持ち込む場合は、上映機材を設置&準備する必要がございます。会場担当者様にご確認下さい。
会場の理解・把握 トイレの場所や車椅子席の有無、映写室等はスタッフ全員が把握している事が必要です。会場担当者様とご確認下さい。
会場担当者と打合せ 当日の進行やマイク、テーブル、イス等当日使用する付帯設備、トイレの場所やポスターの設置場所、上映DVDの動作等をご確認して下さい。
受付場所、販売物の
販売場所の決定
どこでお客様を出迎え、どう誘導し、どこで販売物を販売するか等を決定して下さい。会場担当者様にご確認下さい。
配布物の確認 『ハーブ&ドロシー』事務局からは、チラシおよびアンケート用紙の配布等のご協力をお願いしております。また主催者様からチラシや各種案内を配布頂く事も可能です。
当日の進行表作成 上映会開催当時のスケジュールや役割分担、注意事項、マニュアル等を作成し、皆様で共有します。会場担当者様にご確認下さい。
リハーサル 一度、全体の流れをリハーサルしておくと良いでしょう。会場担当者様にご確認下さい。
到着確認 上映メディアや販売物等は、上映予定日の約1週間前にお届けする予定です。キチンとあるべき場所に届いているか、数は合っているか、傷がないか等ご確認下さい。届いていなかったり、何か問題がございましたら、出来るだけ早く『ハーブ&ドロシー』側にご連絡下さい。
上映メディアの動作確認 音のボリュームや画面が切れていないか、画面がぼやけていないか、ちゃんとどの席からも見えるか、途中で止まらないか(まず有り得ませんが)等のチェックをお願い致します。会場担当者様とご確認下さい。
当日の準備 ポスターや最寄駅等でのご案内の設置、お釣り、領収書、販売物の案内等、当日の準備をします。
当日の役割分担の決定 受付やもぎり、司会、当日券販売、場内整理、物販、記録、会計等の役割分担を決定しましょう。
講演会付上映の場合
最終案内
講演場所住所や移動手段等の確認および講演者への最終案内をして下さい。
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上映
内容 詳細
全員集合&打合せ 当日の進行やマニュアル、配布物、販売物、お昼や休憩、ゲスト等の確認や会場ツアーを行い、皆様で理解を深めて下さい。
資料配布 チラシや案内がある際にはお客様入場前に配布をお願い致します。
ポスター・案内の設置 会場とその周辺にポスターや案内を設置します。
お客さまのお出迎え お客様をお迎えし、会場に入って頂きます。出来るだけ気持ち良く席について頂けるよう明るくお迎え下さい。
講演会付上映の場合 講演者の出迎えや立ち位置の確認等を行い、講演者に伝えて下さい。
上映会開催!! いよいよ、上映会開催です!
上映中のお客さま対応 途中入場の方やトイレに行かれる方がいらっしゃるかもしれません。
音量の確認 念のため、上映開始から約10分は場内にお残り頂き、一番後ろの席からでも聞き取れるかご確認下さい。それでも聞き取りにくい場合は、音量を上げて下さい。
鑑賞者数の確認 どのくらいのお客様に来て頂けたかご確認下さい。また前売券と当日券の値段が違う場合やご招待数等も併せてご確認されると良いかと思います。
販売物の販売 パンフレットやTシャツを上映会開催時に販売頂くことが可能です。販売物がある事をご存知ないお客様もいらっしゃいますので、上映前にアナウンス頂いたり、終了後にしっかりとお声掛け頂けると販売数が伸びます。机や椅子、お釣り、領収書の準備もよろしくお願い致します。
お客さまのお見送り 感謝の気持ちを込めて、明るくお見送り下さい。
売上の清算 入場券や販売物の売上を精算して下さい。コストと利益も出されると良いでしょう。
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上映後
内容 詳細
上映メディアの返却 上映終了から3日以内に上映メディアを指定の場所に郵送返却下さい。
余った販売物などの返却 上映終了から1週間以内に、余った販売物&配布物を指定の場所に郵送返却下さい。

以上。 楽しい上映会になりますように!

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